Module Agence
Le Module Agence Pro rassemble dans SEO Pilote toutes les fonctions de pilotage commercial et opérationnel d'une agence SEO. Suivez les contrats clients (tarif horaire, TJM, heures vendues, dates de prestation), gérez les tâches projet avec statuts personnalisables, envoyez automatiquement des notifications email à vos clients quand une tâche est terminée, et accédez à des vues globales agence (Ma journée, Vue projets, Gestion contrats). Tout est local, rien n'est envoyé à un serveur externe.
Fonctionnalité Pro : Le Module Agence est inclus dans la licence SEO Pilote Pro (119€ HT/an). La licence Standard ne donne pas accès à ces fonctionnalités.
Comment ça marche
Configurez vos contrats clients
Renseignez tarif horaire, TJM, heures vendues, dates de début/fin de prestation, type de prestation.
Gérez les tâches projet
Créez des tâches non liées aux URLs (rendez-vous, refonte, notes client) avec statuts personnalisables, temps prévu/réel et tags.
Automatisez la communication
Quand une tâche passe en "Fini", confirmez l'envoi d'un email récap au client. Configurez l'objet et la signature dans les paramètres SMTP.
Fonctionnalités du Module Agence
Pilotage commercial par client
Vue centralisée de la relation commerciale avec un client : contact, contrat, tarification et suivi du temps.
- Fiche contact — Prénom, nom, email, téléphone, priorité (★)
- Contrat — Date de début, date de fin, type de prestation (SEO, audit, refonte, accompagnement…)
- Tarification — Tarif horaire (€/h), TJM (€/jour) avec suggestion automatique (TH × 7), heures vendues
- Suivi du temps — Heures consommées vs vendues, carry-over au renouvellement, baseline de consommation
- Statut commercial — Actif / Lead / À ne pas renouveler / Archivé
- Notes commerciales (riche texte) sauvegardées par client
Gestion des tâches projet
Différent des tâches SEO par URL du Plan d'Action — ici on gère les tâches transverses, rendez-vous, refontes, notes client.
- Création de tâches avec titre, description riche (HTML/markdown), date d'échéance, heure, temps prévu, temps réel, tags
- Statuts personnalisables depuis Paramètres : À planifier, À faire, En cours, Urgent, Note client, Tps facturé au client, Fini, Archivé (et tout statut sur mesure que vous créez)
- Filtres par statut et par tag
- Calendrier projet (vue mensuelle des tâches datées)
- Export PDF du suivi de prestation (tâches terminées + en cours)
- Envoi du suivi par email au client avec PDF en pièce jointe
- Accessible aussi depuis le Plan d'Action SEO d'un client (accordéon "Tâches projet (agence)")
Statuts personnalisés et imports en masse
Adaptez les workflows à vos pratiques et reprenez vos données existantes en quelques secondes.
- Statuts personnalisables — Renommez, recolorez, ajoutez et réordonnez les statuts depuis Paramètres
- Statuts système (À planifier, Fini) protégés contre la suppression car liés au comportement de l'app
- Import en masse de clients — Collez un export Excel/Sheets (TSV), reconnaissance automatique des colonnes (nom, contact, email, tarif, TJM, dates de prestation…)
- Import en masse de tâches projet — Collez des lignes (tâche, client, statut, date, description, tps prévu, tps réel) avec parser TSV multi-lignes (descriptions entre guillemets supportées)
- Matching client tolérant (insensible à la casse, aux accents, aux espaces)
- Mapping automatique des statuts : "Fini" → DONE, "Archiver N-1" → ARCHIVED, "À faire" → TODO, etc.
Notifications email et vues globales
Automatisez la communication client et pilotez plusieurs projets en parallèle.
- Notification email automatique — Quand une tâche passe en "Fini", popup de confirmation puis envoi auto au
contactEmaildu client - Objet et signature personnalisables — Variables
{client},{date},{fromName}interpolées - Configuration SMTP depuis Paramètres (OVH, LWS, Gmail, Outlook…)
- Ma journée — Vue agrégée de toutes les tâches du jour, tous clients confondus
- Vue projets — Kanban global des projets clients
- Gestion contrats — Liste des contrats actifs avec alertes de renouvellement (date de fin proche)
Module Prospects & Agenda
Gérez votre pipeline commercial de bout en bout et synchronisez vos rendez-vous avec votre agenda Google ou Outlook.
Pipeline Prospects (CRM intégré)
- Pipeline Kanban 8 étapes — Nouveau lead, Contacté, RDV 1, Devis présenté, Proposition envoyée, RDV 2 / négo, Gagné, Perdu
- Trame de RDV structurée en 5 sections (intro, besoins, méthodologie, audit, conclusion) pour ne rien oublier en découverte client
- Reformulation IA des notes — Transforme vos notes en sténo en compte-rendu professionnel prêt à envoyer (utilise votre clé OpenAI)
- Génération d'emails IA — 6 modèles contextualisés (CR RDV, proposition, relances) avec aperçu et édition avant envoi
- Conversion en client en un clic avec début / fin / tarif horaire pré-remplis
- Stats commerciales — Taux de conversion, cycle moyen, performance par source d'acquisition, top raisons de perte
- Isolation totale du CA — les prospects n'apparaissent jamais dans la Gestion contrats tant qu'ils ne sont pas convertis
Intégration Agenda & Visio
- Google Agenda — Création automatique des RDV depuis la fiche prospect ou les tâches projet, avec ajout de lien Google Meet
- Outlook / Microsoft 365 — Idem avec lien Microsoft Teams pour la visio
- Statut "Réunion" sur les tâches projet — popup de confirmation qui crée l'événement et envoie l'invitation au client (avec validation manuelle de l'email)
- Ma journée — KPI Réunions du jour + liste des événements avec bouton "Rejoindre Google Meet / Microsoft Teams"
- Calendrier global — Vue mensuelle qui agrège tâches clients et événements d'agenda (Google + Outlook) dans le même planning
- Stockage 100 % local des jetons OAuth — aucune donnée d'agenda ne transite par nos serveurs
- Déconnexion indépendante pour Google et Outlook depuis les Paramètres
Messagerie clients & Sentiment IA
Centralisez les emails échangés avec chaque client directement dans sa fiche, et laissez l'IA noter automatiquement le sentiment et la santé de la relation commerciale.
Conversations dans la fiche client
- Onglet Conversations sur chaque fiche client — liste chronologique des emails échangés, lecture, réponse depuis l'app
- Microsoft 365 OAuth en 2 clics (recommandé pour Exchange Online), ou IMAP+SMTP générique pour Gmail, OVH, Free, Orange, La Poste, iCloud…
- Auto-détection des serveurs IMAP/SMTP pour les fournisseurs courants
- Matching automatique des emails au client : par adresse principale (reprise de Pilotage commercial) + adresses additionnelles + option "tout le domaine" pour récupérer les collègues
- Affichage isolé en iframe — aucun risque de CSS de mail Outlook qui déborde sur l'interface
4 niveaux d'analyse IA automatique
- N1 — Sentiment par email : badge 🙂 / 😐 / 🙁 / 🔥 sur chaque message + résumé court
- N2 — Score santé client /100 : note pondérée par récence (demi-vie 30j), avec tendance ↗ ↘
- N3 — Synthèse IA de la relation : paragraphe sur les sujets récurrents, la dernière préoccupation et l'action recommandée
- N4 — Alertes proactives : baisse rapide du score, cluster d'emails négatifs, urgence non répondue, silence prolongé
Synchronisation automatique en arrière-plan
- Première synchro 30 secondes après le lancement de l'app, puis toutes les 10 minutes sans rien à cliquer
- Analyse IA automatique des nouveaux emails (15 par client par cycle pour limiter le coût OpenAI)
- Synthèse régénérée 1x / 24h par client
- Coût indicatif : ~0,05 centime par email analysé (gpt-4o-mini, avec votre clé OpenAI personnelle)
Badge de risque dans Gestion contrats
- 🟥 Risque non-renouvellement — santé basse + fin de contrat < 90 jours
- 🟥 Risque de perte — score < 40 ou alerte rouge active
- 🟧 Relation à surveiller — score 40-59 ou tendance à la baisse
- Permet de prioriser vos relances de fidélisation sans deviner
Confidentialité
- Cache IndexedDB 100 % local sur votre poste — aucun email ne transite par les serveurs SEO Pilote
- Seuls les extraits envoyés à OpenAI lors de l'analyse passent par leur API (votre clé perso, révoquable)
- Lecture seule côté IMAP : SEO Pilote ne marque pas vos messages comme lus, ne les supprime pas, ne les déplace pas
Identifiants & accès clients
Un mini coffre-fort par fiche client pour stocker tous les accès techniques et marketing. Export chiffré AES-256 pour les sauvegardes et transferts.
Centralisation des accès par client
- Onglet dédié dans chaque fiche client (Vue projet → Identifiants)
- Champs libres : service (hébergeur OVH, WordPress admin, Facebook Ads, Google Search Console…), URL, login, mot de passe, notes
- Catégories avec icônes colorées : Hébergement / CMS / Réseaux sociaux / Email / Analytics / E-commerce / Autre
- Recherche instantanée par service, login, URL ou note
- Bouton copier en un clic sur login et mot de passe (presse-papier)
- Bouton afficher/cacher le mot de passe (masqué par défaut)
- Générateur de mot de passe fort intégré (20 caractères alphanum + spéciaux)
- Lien URL cliquable ouvert directement dans votre navigateur
Sauvegarde chiffrée AES-256
- Stockage 100 % local dans la base IndexedDB de votre poste (jamais sur nos serveurs)
- Au moment du backup, vous pouvez saisir une passphrase :
- Si vide → export non chiffré (accès en clair dans le .json.gz)
- Si renseignée → fichier chiffré en AES-256-GCM avec clé dérivée par PBKDF2 (200 000 itérations, SHA-256)
- L’app détecte automatiquement les sauvegardes chiffrées à la restauration et redemande la passphrase
- Aucune lib tierce — utilisation de la Web Crypto API native de Chromium
- Conforme NIST SP 800-38D (GCM) et SP 800-132 (PBKDF2)
- Zéro porte dérobée : sans la passphrase, même l’éditeur ne peut pas déchiffrer (par design)
Cas d’usage typiques
- FTP/SSH des hébergements clients (OVH, LWS, Infomaniak…)
- Accès admin WordPress / Shopify / PrestaShop des sites en gestion
- Comptes Facebook Ads, Google Ads, Meta Business des clients
- Vues dédiées Google Search Console / Analytics avec login propre
- Accès temporaires partagés par le client (avec note de date d’expiration)
- Transfert sécurisé d’une machine à une autre via fichier chiffré
Questions fréquentes
Oui, toutes les fonctionnalités du Module Agence (Pilotage commercial, Tâches projet, Statuts personnalisés, Imports en masse, Notifications email, Vues globales) sont incluses dans la licence SEO Pilote Pro. La licence Standard ne donne pas accès à ces fonctionnalités.
Oui, à condition d'avoir configuré le SMTP dans les Paramètres et renseigné le champ contactEmail du client. Au passage d'une tâche en "Fini", une popup vous demande si vous voulez envoyer l'email — vous gardez toujours le contrôle.
Oui. Copiez vos données depuis Excel/Google Sheets et collez-les dans la modale d'import (Paramètres > Imports en masse). Le parser TSV gère les descriptions multi-lignes entre guillemets et fait correspondre les clients par nom. Le mapping des statuts est automatique.
Non. Comme tout le reste de SEO Pilote, les données du Module Agence (contrats, tâches, notes, statuts personnalisés, signature email) sont stockées localement sur votre ordinateur. Seuls les emails SMTP que vous envoyez transitent par votre serveur SMTP configuré.
Oui. Depuis Paramètres > Statuts des tâches projet, vous pouvez renommer, recolorer, ajouter ou supprimer des statuts. Deux statuts système (À planifier et Fini) sont protégés contre la suppression car ils déclenchent des comportements automatiques de l'app (statut par défaut, notification email).
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