Documentation

Vue d'ensemble

SEO Pilote est un outil de pilotage SEO complet conçu pour les agences et consultants SEO. Il permet de centraliser le suivi des positions, la qualification des mots-clés, la gestion des plans d'action et la génération de rapports IA pour chaque client.

Sources de données

• Haloscan — Positions, volumes de recherche, suggestions de mots-clés
• Google Search Console — Impressions, clics, CTR, positions moyennes via l'API officielle
• OpenAI — Rapports SEO automatisés, synthèses et recommandations par IA

Démarrage

Suivez ces étapes pour mettre en place le suivi SEO d'un client.

Clients

La page Clients (accueil de l'application) liste l'ensemble de vos clients sous forme de cartes. Chaque client dispose de son propre espace de travail isolé des autres.

Créer, éditer, archiver

• Nouveau client : bouton en haut de la liste — renseignez nom, URL du site et informations associées.
• Éditer : accédez à la fiche client pour modifier les informations (commerciales et SEO).
• Archiver / Supprimer : déplacez un client inactif dans les archives, ou supprimez-le définitivement (irréversible, supprime aussi imports et tâches).

Fiche client

Le dashboard d'un client regroupe ses imports (GSC, Haloscan, crawls), son plan d'action SEO, son onglet de pilotage commercial, ses tâches projet et le suivi de ses mots-clés stratégiques.

Pilotage commercial

L'onglet Pilotage commercial du Vue projet du client centralise les informations contractuelles et le suivi de temps d'un client.

Informations gérées

• Contact : prénom, nom, email, téléphone
• Dates de prestation : début et fin de contrat
• Tarif horaire (€/h) et TJM (€/jour) — placeholder suggéré : tarif horaire × 7
• Heures vendues (volume mensuel ou contractuel)
• Priorité et type de prestation
• Statut commercial et notes commerciales (texte riche)

Suivi du temps

• Heures consommées vs heures vendues, en temps réel
• Carry-over (report) automatique entre mois
• Baseline de consommation et indicateurs de renouvellement de contrat

Fonctionnalités

Plans d'Action

• Organisation par page : Les tâches sont regroupées par URL
• Types de tâches : Tâches globales ou spécifiques à un mot-clé
• Statuts : À faire, Prioritaire, À ne pas faire, Terminé
• Sous-tâches : Checklist de sous-étapes pour chaque tâche
• 5 modes de vue : Par URL, Liste, Kanban (drag & drop), Calendrier, Statistiques
• Templates : Créez des modèles de tâches réutilisables
• Export : Excel, CSV, PDF

Tâches projet PRO

L'onglet Tâches projet du Vue projet du client gère les tâches projet/agence pour un client donné. C'est différent des tâches SEO par URL du Plan d'Action : ici, on gère les tâches transverses, les rendez-vous, les notes client, le temps facturé, etc.

Champs d'une tâche projet

• Titre, description riche (markdown)
• Date d'échéance, statut, temps prévu, temps réel
• Tags personnalisés

Vue tableau & filtres

• Filtres par statut et par tag
• Statuts éditables en un clic directement dans le tableau
• Calendrier projet et Notes client en panels latéraux

Statuts par défaut

À planifier, À faire, En cours, Urgent, Note client, Tps facturé au client, Fini, Archivé. Tous personnalisables depuis Paramètres → Statuts des tâches projet.

Export & envoi PDF

• Export PDF du suivi de prestation
• Envoi par email (modale SendReportModal) : destinataire pré-rempli avec le contactEmail du client, corps "Bonjour {prénom} {nom}"

Lien depuis le Plan d'Action SEO

Les tâches projet sont aussi accessibles en lecture depuis le Plan d'Action SEO d'un client, via l'accordéon "Tâches projet (agence)" (statut éditable, description dépliable via bouton +). Le bouton "Gérer dans Tâches projet →" ouvre directement l'onglet dédié.

Vues globales Agence PRO

Le module Agence propose trois vues globales transverses, accessibles depuis le menu, qui agrègent les données de l'ensemble de vos clients pour piloter votre activité.

Ma journée

Liste consolidée des tâches dues ou prévues pour aujourd'hui, tous clients confondus. Idéal pour démarrer la journée et savoir immédiatement quoi traiter en priorité.

Vue projets

Kanban global qui rassemble l'ensemble de vos projets clients. Visualisez en un coup d'œil l'avancement des projets, les tâches en cours et identifiez les points de blocage transverses.

Gestion contrats

Liste des contrats actifs avec leurs dates clés (signature, début, fin / renouvellement) et alertes de renouvellement à venir. Permet d'anticiper les négociations et le pilotage de votre portefeuille.

Prospects — Pipeline commercial PRO

Le pipeline en 8 étapes

Chaque prospect avance dans un pipeline visuel Kanban (8 colonnes). Glissez-déposez une carte pour la faire passer à l'étape suivante :

• Nouveau lead — contact entrant, pas encore qualifié
• Contacté — premier échange établi (email, appel)
• RDV 1 planifié — découverte programmée
• Devis présenté en RDV — devis présenté de vive voix (RDV 2 / visio)
• Proposition envoyée — devis transmis par écrit
• RDV 2 / négo — présentation / négociation en cours
• Gagné — contrat signé → conversion en client automatique
• Perdu — décliné ou ghosté (avec raison qualifiée)

Créer un prospect

1. Cliquez sur Nouveau prospect en haut à droite
2. Remplissez au minimum le nom client / société, puis les infos de contact si disponibles
3. Choisissez le type de prestation envisagé (SEO, audit, netlinking, etc.)
4. Sélectionnez la source d'acquisition (LinkedIn, recommandation, salon, publicité…) — essentiel pour mesurer ce qui marche
5. Définissez la chaleur (froid / tiède / chaud) et le budget estimé

Le budget est stocké pour votre information uniquement. Il n'est jamais agrégé dans les KPI CA — c'est la promesse d'isolation totale du module.

La trame de RDV (recueil des besoins)

Dans la fiche prospect, vous trouvez une trame structurée en 5 sections conçue pour un RDV de découverte de 30 à 60 minutes :

1. Introduction et mise en confiance (2-3 min) — présentation, objectif de l'appel
2. Recueil des besoins (5-10 min) — objectifs, problématiques, attentes
3. Explication de la méthodologie (10-15 min) — SEO simplifié, étapes, exemple concret
4. Analyse rapide du site (5-10 min) — observations immédiates
5. Conclusion et prochaines étapes (2-3 min) — résumé, suite à proposer

Tapez vos notes en sténo pendant l'appel — la reformulation IA les transformera en compte-rendu professionnel.

Reformulation IA des notes

Le bouton Reformuler avec IA transforme vos notes brutes en compte-rendu structuré en français correct, prêt à être envoyé au prospect. Garanties :

• Aucun chiffre, date ou engagement inventé — l'IA ne brode pas
• Vous gardez accès à la version brute via le toggle
• Utilise votre propre clé OpenAI (configurée dans Paramètres → API OpenAI)

Génération d'emails par IA

Six modèles d'emails contextualisés sont disponibles depuis le panneau Actions :

• Compte-rendu RDV 1 — synthèse à envoyer après le 1er RDV
• Compte-rendu RDV 2 — synthèse après négociation
• Envoi de proposition — accompagne le devis
• Relance soft — 1ère relance courtoise
• Relance avec valeur — 2e relance avec apport d'info utile
• Relance qualification — dernière relance, demande explicite

Vous prévisualisez et modifiez librement avant d'envoyer (rien n'est expédié automatiquement). L'envoi utilise votre SMTP (Paramètres → Email), inclut votre signature, et est tracé dans l'historique du prospect.

Mini-audit one-click

Si le site web du prospect est renseigné, cliquez sur Mini-audit du site dans le panneau Actions — vous arrivez sur la page Crawler avec l'URL pré-remplie. Pratique pour arriver au RDV avec des chiffres concrets.

Conversion prospect → client

Quand le contrat est signé, cliquez sur Convertir en client. Une fenêtre vous demande les modalités du contrat (dates, tarif horaire, heures vendues, type de prestation). Le système crée alors un vrai client dans la base, avec toutes les infos de contact reportées du prospect. Le prospect passe en statut "Gagné" et est archivé, mais reste consultable pour conserver l'historique commercial.

Marquage perdu — analyse des pertes

Quand un prospect ne donne pas suite, cliquez sur Marquer perdu et sélectionnez la raison : prix, timing, concurrent choisi, ghost, internalisation, pas de budget, autre. Ces données alimentent les statistiques de "raisons de perte" — précieuses pour identifier ce qui bloque vos signatures.

Statistiques

Sur la vue Pipeline, vous trouvez les KPI globaux : prospects actifs, gagnés / perdus, taux de conversion, cycle commercial moyen. Le bouton Stats détaillées affiche en plus la performance par source d'acquisition (taux de conversion par canal) et le top des raisons de perte.

Agenda & Planning PRO

Connecter Google Agenda

1. Ouvrir Paramètres → bloc Google Agenda
2. Cliquer sur « Se connecter à Google Agenda »
3. Accepter le consentement Google (scope calendar.events)
4. Retour automatique avec badge « ✓ Connecté »

Aucune donnée d’agenda ne transite par les serveurs SEO Pilote. Les jetons sont stockés exclusivement en local sur votre poste.

Connecter Outlook / Microsoft 365

1. Ouvrir Paramètres → bloc Outlook / Microsoft 365
2. Cliquer sur « Se connecter à Outlook »
3. Choisir votre compte Microsoft (perso Outlook.com ou pro M365), accepter le consentement
4. Retour automatique avec badge « ✓ Connecté »

Vous pouvez connecter les deux services en parallèle. Au moment de créer un événement, un sélecteur vous demande sur quel calendrier l’envoyer.

Créer un événement depuis SEO Pilote

4 contextes de création automatique :

• Fiche prospect → RDV 1 — bouton « Ajouter à Google Agenda » (60 min, RDV de découverte)
• Fiche prospect → RDV 2 — bouton « Ajouter à Google Agenda » (45 min, RDV de proposition / négociation)
• Tâche projet → statut « Réunion » — un popup demande confirmation (choix du calendrier, ajout d’un lien Meet/Teams, envoi d’une invitation email au client)
• Convertir prospect en client — dates de contrat synchronisées

Réunions Google Meet ou Microsoft Teams

Lors de la création, vous pouvez activer la case « Ajouter un lien Google Meet » (si calendrier Google) ou « Ajouter un lien Microsoft Teams » (si calendrier Outlook). Le lien de visio est inclus dans l’invitation email et dans la fiche événement.

Ma journée

Les KPI Réunions aujourd’hui et Réunions demain sont alimentés par vos agendas connectés. La section « Google Agenda » liste les événements du jour avec horaires, lieu, et bouton « Rejoindre Google Meet » ou « Rejoindre Microsoft Teams » si visio.

Calendrier global

Accessible depuis Vue projets → Calendrier global ou Ma journée → Calendrier global. Affiche le mois complet avec, dans chaque case-jour, les tâches clients groupées par couleur ET les événements d’agenda (pastilles rouges). Cliquer sur un jour ouvre le détail : événements en haut (avec lien de visio direct), tâches en dessous.

Confidentialité

• Stockage 100 % local des jetons OAuth (.gcal-tokens.json et .outlook-tokens.json)
• Aucune donnée d’agenda transmise à nos serveurs
• Déconnexion indépendante pour chaque service
• Scopes minimaux : calendar.events (Google) / Calendars.ReadWrite (Microsoft) — pas d’accès aux autres données

Messagerie & Sentiment IA PRO

Les 4 niveaux d’analyse IA

• N1 — Sentiment par email : badge 🙂 / 😐 / 🙁 / 🔥 sur chaque message + résumé court
• N2 — Score santé client /100 : note pondérée par récence (demi-vie 30 jours), avec tendance ↗ ↘ →
• N3 — Synthèse IA de la relation : paragraphe sur les sujets récurrents, la dernière préoccupation et l’action recommandée
• N4 — Alertes proactives : baisse rapide du score, cluster d’emails négatifs, urgence non répondue, silence prolongé

Deux modes de connexion au choix

Mode 1 — Microsoft 365 OAuth (recommandé pour Exchange Online)

1. Paramètres → Compte mail → onglet Microsoft 365 (OAuth)
2. Cliquer sur Se connecter avec Microsoft
3. Autoriser SEO Pilote dans la fenêtre Microsoft (permissions Mail.Read + Mail.Send)
4. Revenir dans SEO Pilote → Tester la connexion Microsoft

Aucun mot de passe à saisir ou stocker. Marche même si SMTP/IMAP basic auth est désactivé au niveau du tenant.

Mode 2 — IMAP + SMTP générique

1. Paramètres → Compte mail → onglet IMAP + SMTP (générique)
2. Saisir votre adresse email et votre mot de passe d’application
3. Cliquer sur Auto-détecter — préréglages pour Gmail, Outlook, OVH, Free, Orange, SFR, La Poste, iCloud, Yahoo
4. Cliquer sur Tester (IMAP + SMTP) : les deux doivent passer en OK

Mot de passe d’application requis pour Gmail / Outlook 365 / Yahoo (votre mot de passe principal ne fonctionne pas avec la 2FA). Générez-le depuis les paramètres de sécurité de votre compte.

Utilisation dans la fiche client

1. Ouvrir une fiche client → onglet Conversations
2. Cliquer sur Configurer les emails :
   • Email principal repris automatiquement de Pilotage commercial
   • Adresses additionnelles à ajouter (compta, assistant, autres contacts du client)
   • Option « même domaine » pour récupérer aussi les emails des collègues du client (les domaines génériques comme @gmail.com sont auto-exclus)
3. Cliquer sur Synchroniser (ou laisser la synchro auto faire son travail)
4. Cliquer sur un message pour lire le corps (rendu dans un iframe sandboxé pour isoler le CSS du mail)
5. Bouton Répondre sous un message ouvert : composer prérempli, envoi via Graph (mode Microsoft) ou SMTP

Synchronisation automatique en arrière-plan

Tout se passe sans rien à cliquer :

• 30 secondes après le lancement de l’app, une première synchro démarre
• Puis toutes les 10 minutes, SEO Pilote :
  • récupère les nouveaux emails (delta uniquement)
  • analyse jusqu’à 15 nouveaux emails par client par cycle (sentiment + résumé court)
  • recalcule le score de santé et les alertes
  • régénère la synthèse IA au maximum 1× par 24h par client
• L’écran Conversations ouvert se rafraîchit automatiquement quand de nouveaux résultats arrivent

Indicateur de risque dans Gestion contrats

Chaque carte client de la Gestion contrats (Agence) affiche automatiquement un badge calculé depuis les analyses mail :

• 🟥 Risque non-renouvellement — santé basse + fin de contrat < 90 jours
• 🟥 Risque de perte — score < 40 ou alerte rouge active
• 🟧 Relation à surveiller — score 40-59 ou tendance à la baisse marquée
• 🟫 Relation en légère baisse — tendance ↘ sans seuil critique
• (rien affiché) — relation saine ou pas encore de données

Cela permet de prioriser vos relances de fidélisation sans avoir à ouvrir chaque fiche.

Coût indicatif (OpenAI)

• Sentiment par email (N1) : ~0,05 centime par message (gpt-4o-mini)
• Synthèse client (N3, 1×/24h) : ~0,5 centime par client par jour
• Agence avec 30 clients actifs et 100 nouveaux emails/jour : ~5-10 centimes/jour avec votre clé OpenAI personnelle

Confidentialité

• Tous les emails sont stockés dans le cache IndexedDB local de SEO Pilote (sur votre disque)
• Aucun email ne transite par les serveurs SEO Pilote
• Seuls les extraits envoyés à OpenAI lors de l’analyse passent par leur API (votre clé perso, révocable)
• Lecture seule côté IMAP : SEO Pilote ne marque pas vos messages comme lus, ne les supprime pas, ne les déplace pas

Dépannage rapide

Identifiants & accès PRO

Structure d’une entrée

• Service (texte libre) : « OVH hébergement », « WordPress admin », « Google Search Console »…
• Catégorie : Hébergement / CMS / Réseaux sociaux / Email / Analytics / E-commerce / Autre
• URL cliquable, ouverture dans le navigateur
• Login + Mot de passe (masqué par défaut, bouton afficher, bouton copier)
• Notes libres : « 2FA activé », « compte admin partagé », etc.
• Générateur de mot de passe fort intégré (20 caractères alphanumériques + spéciaux)

Utilisation

1. Ouvrir la fiche d’un client → onglet Identifiants
2. Cliquer sur Ajouter un accès
3. Remplir les champs → Enregistrer
4. Les entrées sont regroupées par catégorie avec une icône colorée par type
5. Barre de recherche pour filtrer par service / login / URL / note
6. Boutons modifier / supprimer en bout de ligne

Stockage et confidentialité

• Stockage 100 % local dans la base IndexedDB du poste — jamais sur les serveurs SEO Pilote
• Aucun accès réseau au moment de la consultation : tout est en local
• Recommandation : activer le chiffrement disque OS (BitLocker Windows, FileVault Mac) pour protéger la base au repos

Export chiffré (sauvegarde)

Au moment du backup (Paramètres → Sauvegarder), vous pouvez saisir une passphrase :

• Vide → export non chiffré (les identifiants seront en clair dans le fichier .json.gz)
• Renseignée → le fichier est chiffré en AES-256-GCM avec clé dérivée par PBKDF2 (200 000 itérations, SHA-256). L’extension devient .enc.json.gz et le fichier est illisible sans la passphrase.

À la restauration, l’app détecte automatiquement les sauvegardes chiffrées et redemande la passphrase.

Cryptographie utilisée

• Dérivation de clé : PBKDF2-HMAC-SHA256, 200 000 itérations, sel aléatoire 16 octets
• Chiffrement : AES-256-GCM (authentifié, IV aléatoire 12 octets)
• Implémentation : Web Crypto API native de Chromium — aucune dépendance tierce, aucune lib externe à auditer
• Standard : conforme NIST SP 800-38D (GCM) et NIST SP 800-132 (PBKDF2)

Suivi des Positions

Fonctionnalités

• Comparez deux imports pour mesurer l'évolution (gains, pertes, stable)
• Filtrez par type d'évolution, plage de positions, source
• Comparaison spécifique GSC (impressions, clics, CTR)
• Génération de rapport IA automatisé via OpenAI

Comment l'utiliser ?

1. Importez au moins 2 fichiers GSC (ou Haloscan) à des dates différentes
2. Rendez-vous dans Suivi des Positions depuis le menu
3. Sélectionnez un client puis choisissez vos deux imports à comparer
4. Analysez les résultats : mots-clés en hausse (vert), en baisse (rouge), stables (gris)

Suivi des Mots-Clés GSC

Comment l'utiliser ?

1. Depuis le dashboard d'un client, ouvrez un import GSC
2. Cliquez sur l'icône "Suivre" à côté des mots-clés à surveiller
3. Rendez-vous dans Suivi Mots-Clés GSC depuis le menu

URLs Orphelines

Une URL orpheline est une page du site qui ne reçoit aucun lien interne entrant. Elle est connue de Google (souvent via le sitemap ou des liens externes) mais "invisible" depuis la navigation interne du site.

SEO Pilote détecte les URLs orphelines en croisant le fichier de crawl (Screaming Frog ou BeamUsUp) avec les URLs présentes dans la Google Search Console (impressions / clics). Toute URL qui apparaît dans GSC mais qui n'est pas reliée par un lien interne dans le crawl est signalée.

La vue dédiée liste ces URLs avec leur trafic GSC, ce qui aide à prioriser le maillage interne : une page orpheline qui génère déjà des impressions est une opportunité immédiate de remontée de position en lui ajoutant des liens internes pertinents.

Audit de Site (Crawler)

L'Audit de Site est un crawler intégré à SEO Pilote. Il explore votre site page par page, analyse le contenu, les liens, les balises et génère un rapport complet avec un score de santé sur 100. Plus besoin de Screaming Frog ou d'un outil tiers pour réaliser un audit technique.

Comment lancer un audit ?

Les 9 onglets d'analyse

Packs d'Audit

Les Packs d'Audit sont des modèles d'audits prédéfinis (par exemple : Audit technique, Audit éditorial, Audit de maillage, etc.) qui regroupent un ensemble structuré de points à vérifier et de tâches associées.

En appliquant un pack à un client, vous générez automatiquement un set de tâches dans son Plan d'Action SEO, ce qui vous évite de recréer manuellement les mêmes checklists d'un client à l'autre.

Vous pouvez personnaliser les packs et créer les vôtres pour standardiser la méthodologie d'audit de votre agence.

Content Pruning PRO

Le module Content Pruning analyse les pages d'un site pour identifier celles à supprimer, fusionner, ou réécrire. L'objectif : nettoyer le site des contenus qui pèsent sur la qualité globale et concentrer l'autorité sur les pages qui performent réellement.

L'analyse se base notamment sur les données Google Search Console (trafic, impressions, clics, CTR), les signaux d'engagement, et la pertinence sémantique des contenus.

Chaque page se voit attribuer une recommandation (conserver, retravailler, fusionner, supprimer) que vous pouvez ensuite transformer en tâches dans le Plan d'Action SEO du client.

Connexion API Haloscan

Fonctionnalités via l'API

• Positions du domaine : récupère automatiquement tous les mots-clés positionnés
• Mots-clés similaires : suggestions avec volume de recherche
• Variations : variantes et déclinaisons
• Questions populaires : questions posées par les internautes

Connexion API Monitorank

L'API Monitorank vous permet de suivre les positions de vos mots-clés sur Google avec une distinction Desktop / Mobile. Les données sont récupérées automatiquement et fusionnées dans SEO Pilote.

Données récupérées via l'API

• Mots-clés suivis : liste complète des mots-clés du projet
• Position Desktop : position sur ordinateur
• Position Mobile : position sur mobile
• Volume de recherche : volume mensuel estimé
• URL positionnée : la page qui se positionne sur chaque mot-clé

Connexion Google Search Console

Données récupérées

• Requêtes : mots-clés sur lesquels le site apparaît
• Position moyenne par mot-clé et par page
• Impressions : nombre d'affichages dans les résultats
• Clics et CTR

Connexion API OpenAI

L'API OpenAI génère des rapports SEO automatisés à partir de vos données de comparaison de positions.

Types de rapports générés

• Synthèse SEO consultante : Résumé exécutif, tendances, opportunités, plan d'action
• Rapport de suivi : Analyse par mot-clé suivi, détection des problèmes
• Rapport client : Rapport factuel et professionnel, prêt à envoyer

Import de données

Paramètres

La page Paramètres regroupe la configuration de l'application, des APIs et des fonctionnalités agence.

Connexions API

• API Haloscan — clé API + test de connexion
• API OpenAI — clé API + test
• API Monitorank — clé API + test
• Google Search Console — OAuth2 (Client ID / Secret)

Fonctionnalités agence PRO

• Planning de travail (Agency Schedule) PRO — jours travaillés, plages horaires, congés. Utilisé par le module Agence (/agency/today, /agency/clients, /agency/projects).
• Types de prestation PRO — liste administrable utilisée dans le Pilotage commercial.
• Statuts des tâches projet PRO — administrables. Les statuts système (TO_PLAN, DONE) ne sont pas supprimables.
• Imports en masse PRO — clients et tâches projet en TSV.
• Envoi d'email SMTP PRO — configuration complète :
  • host, port, secure, user, password
  • fromEmail et fromName
  • Objet des rapports — template avec variables {client}, {date}, {fromName}
  • Signature du mail — textarea (mêmes variables)
  • Bouton "Envoyer un test" pour valider

Sauvegarde & restauration

• Sauvegarde complète en JSON (tout exporter)
• Restauration depuis un fichier JSON

FAQ & Dépannage